Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via dit platform:

Vanwege de omvang van onze organisatie zijn wij niet verplicht een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Voor privacyvragen kun je terecht op bovenstaand e-mailadres.

2. Welke gegevens verzamelen we?

2.1 Accountgegevens

Bij het aanmaken van een account: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld), taalvoorkeur en trouwdatum.

2.2 Websitegegevens

Alles wat je toevoegt aan je trouwwebsite: teksten, foto's, video's, evenementgegevens, programma, locatiegegevens en overige content.

2.3 Gastgegevens

Gegevens van gasten die je zelf invoert of die gasten achterlaten via RSVP-formulieren: naam, e-mailadres, telefoonnummer, dieetwensen, aanwezigheidsstatus en eventuele opmerkingen.

2.4 Betalingsgegevens

Bij het afsluiten van een abonnement verwerkt onze betalingsprovider Stripe je betaalgegevens. Wij ontvangen enkel een bevestiging van de betaling, het type kaart en de laatste vier cijfers. Wij slaan geen volledige creditcard- of bankgegevens op.

2.5 Contactformulier

Als je het contactformulier invult: naam, e-mailadres, gekozen onderwerp en je bericht.

2.6 Automatisch verzamelde gegevens

Bij bezoek aan het platform verzamelen we via cookies en vergelijkbare technologieen: IP-adres, browsertype, apparaattype, bezochte pagina's, klikgedrag en sessieduur. Zie sectie 7 (Cookies en tracking) voor meer informatie.

3. Rechtsgrond per verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden (AVG Art. 6):

4. Bewaartermijnen

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens permanent verwijderd of geanonimiseerd.

5. Verwerkers en derde partijen

Wij maken gebruik van de volgende externe partijen (verwerkers) om onze dienst te kunnen leveren:

Met al deze partijen zijn passende afspraken gemaakt over de bescherming van persoonsgegevens, waar nodig via verwerkersovereenkomsten.

Wij delen geen persoonsgegevens met derden voor hun eigen doeleinden, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

6. Doorgifte buiten de EER

Sommige van onze verwerkers zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Voor deze doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) baseren wij ons op:

• Het EU-US Data Privacy Framework (voor gecertificeerde partijen zoals Google, Microsoft en Stripe)
• Standard Contractual Clauses (SCC's) van de Europese Commissie (voor overige partijen)

7. Cookies en tracking

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieen op het platform. Hieronder een overzicht:

7.1 Strikt noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn nodig voor de werking van het platform en worden altijd geplaatst. Hiervoor is geen toestemming nodig.

• Sessiecookie - houdt je ingelogde status bij
• CSRF-token - beveiligt formulieren tegen misbruik
• Taalvoorkeur - onthoudt je taalinstelling
• Cookie-consent - onthoudt je cookiekeuze

7.2 Analytische cookies (toestemming vereist)

Deze cookies worden alleen geplaatst na jouw toestemming via de cookiebanner.

• Google Analytics 4 - websitestatistieken zoals bezoekersaantallen en paginaweergaven (bewaartermijn: 14 maanden)
• Microsoft Clarity - heatmaps en sessie-opnames om de gebruikservaring te verbeteren
• fae_visit_id - eigen cookie voor bezoekherkenning (30 minuten)

7.3 Marketing cookies (toestemming vereist)

Deze cookies worden alleen geplaatst na jouw toestemming.

• Google Ads - meet conversies van advertenties om onze campagnes te verbeteren

Je kunt je cookievoorkeuren op elk moment wijzigen via de cookiebanner onderaan de pagina. Je kunt ook cookies verwijderen via je browserinstellingen.

8. Gastgegevens en RSVP

Als bruidspaar verzamel je via het platform gegevens van je gasten (RSVP-reacties, namen, contactgegevens, dieetwensen). In deze situatie ben jij als bruidspaar de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je gasten. Forever and Ever treedt op als verwerker.

Dit betekent:

• Wij verwerken gastgegevens uitsluitend in jouw opdracht en ten behoeve van jouw trouwwebsite
• Wij gebruiken gastgegevens niet voor eigen doeleinden
• Jij bent als bruidspaar verantwoordelijk voor het informeren van je gasten over de verwerking van hun gegevens
• Bij beeindiging van je account worden gastgegevens na 30 dagen verwijderd

Door gebruik te maken van het platform ga je akkoord met de voorwaarden waaronder wij als verwerker optreden. Dit geldt als verwerkersovereenkomst in de zin van AVG Art. 28.

8.1 Berichten aan gasten

Verstuur je vanuit je klantomgeving een bericht aan je gasten, dan zit in die e-mail een klein, onzichtbaar plaatje. Zodra de e-mail wordt geopend haalt het e-mailprogramma van je gast dat plaatje bij ons op, en daaraan zien wij dat het bericht geopend is.

• Wij leggen alleen het moment van de eerste keer openen vast, geen aantal keren en geen locatie of apparaat
• Jij als bruidspaar ziet uitsluitend het totaal, bijvoorbeeld "14 van de 21 geopend", en dus nooit welke gast wanneer opende
• Blokkeert het e-mailprogramma van je gast afbeeldingen, dan meten wij niets. Dat is bij veel programma's standaard zo
• Elke e-mail bevat een afmeldlink; na afmelding ontvangt de gast geen berichten meer

Omdat jij als bruidspaar hier de verwerkingsverantwoordelijke bent, ben jij degene die je gasten hierover informeert.

9. Kunstmatige intelligentie (AI)

Wij gebruiken AI op twee plekken in het platform. In beide gevallen is OpenAI de verwerker en vindt de verwerking plaats op servers in de Verenigde Staten. OpenAI bewaart deze gegevens niet en gebruikt ze niet om modellen mee te trainen; dat is vastgelegd in de voorwaarden voor zakelijk API-gebruik.

9.1 Automatische vertalingen

Het platform biedt de mogelijkheid om websitecontent automatisch te vertalen. Hiervoor wordt de tekst van je kaarten en pagina's verstuurd naar OpenAI.

• Er worden alleen teksten verstuurd, geen persoonsgegevens van gasten
• Automatische vertaling wordt alleen gestart op jouw verzoek

9.2 De trouwassistent

In je klantomgeving kun je vragen stellen aan een assistent, bijvoorbeeld hoeveel gasten er gereageerd hebben. Om die vraag te beantwoorden haalt de assistent gegevens uit jouw eigen omgeving op en stuurt die samen met je vraag naar OpenAI.

Welke gegevens dat zijn hangt af van je vraag. Het kan gaan om:

• Namen van gasten en hun reactie op de uitnodiging
• Dieetwensen en allergieen van gasten. Een allergie is een gegeven over gezondheid. Vraag je de assistent naar het eten, dan gaan die gegevens dus mee naar OpenAI
• Je checklist, budget, tafelindeling, dagplanning en de teksten op je website
• Berichten uit je gastenboek en namen bij foto's in je album

Wat er bewust niet heen gaat: e-mailadressen en telefoonnummers van gasten. Die worden uit de gegevens gefilterd voordat er iets verstuurd wordt. Wil je iemands contactgegevens, dan verwijst de assistent je naar je gastenlijst.

De assistent verandert nooit zelf iets. Hij doet een voorstel en pas als jij op de knop klikt wordt het uitgevoerd. Wat er gebeurd is kun je terugzien in het gesprek, en de meeste acties kun je met een klik weer ongedaan maken.

Je vragen en de antwoorden bewaren wij in je eigen omgeving, zodat het gesprek na een herlaadbeurt nog klopt. Je kunt ons vragen dat gesprek te verwijderen; zie sectie 10.

Wil je de assistent liever niet gebruiken, dan stel je hem gewoon geen vragen: hij kijkt alleen mee op het moment dat jij iets vraagt. Wil je hem helemaal uitgezet hebben voor jouw omgeving, laat het ons weten via info@foreverandever.nl.

10. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage (Art. 15) - je mag opvragen welke gegevens wij van je verwerken
• Recht op rectificatie (Art. 16) - je mag onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering (Art. 17) - je mag verzoeken je gegevens te verwijderen
• Recht op beperking (Art. 18) - je mag verzoeken de verwerking te beperken
• Recht op dataportabiliteit (Art. 20) - je mag je gegevens opvragen in een gangbaar formaat
• Recht van bezwaar (Art. 21) - je mag bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming in te trekken - je mag eerder gegeven toestemming (bijvoorbeeld voor cookies) op elk moment intrekken

Om gebruik te maken van je rechten kun je een e-mail sturen naar info@foreverandever.nl. We reageren binnen 30 dagen op je verzoek. Wij kunnen je om identificatie vragen om misbruik te voorkomen.

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering plaats die rechtsgevolgen heeft voor jou.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (TLS/SSL) voor al het verkeer
• Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen (bcrypt hashing)
• Toegang tot productieservers is beperkt en beveiligd
• Regelmatige back-ups van alle gegevens

12. Minderjarigen

Ons platform richt zich niet op personen jonger dan 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Als je vermoedt dat wij gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op zodat wij deze kunnen verwijderen.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit of gewijzigde wetgeving. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je via e-mail.

14. Contact en klachten

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van je gegevens? Neem contact met ons op:

Forever and Ever VOF
Hiddinkdijk 15, 7055AN Heelweg
info@foreverandever.nl

Komen we er samen niet uit? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens
autoriteitpersoonsgegevens.nl